A gestão de backoffice é uma das atividades que compõem o exercício empresarial. Para que um serviço seja prestado ou para que um produto seja devidamente entregue, várias funções “acessórias” precisam ser realizadas e diversos profissionais precisam estar envolvidos.
Com o passar do tempo, cada vez mais as empresas vêm percebendo que, para proporcionar melhores entregas aos clientes, é preciso se atentar à qualidade do seu operacional. Nesse sentido, ter um bom backoffice apresenta-se como algo extremamente necessário nos dias de hoje. No mercado financeiro não é diferente.
Entretanto, por mais importantes que as atividades de backoffice sejam, elas não podem desviar o tempo útil nem os recursos destinados à atividade-fim das empresas. Por tal razão, novas formas de realizar a gestão de backoffice estão sendo adotadas pela prática comercial.
Neste artigo traremos alguns conceitos e explicações a respeito do backoffice, explicaremos porque as mais diversas atividades que o compõem são importantes na busca pela excelência, e também como a sua gestão em fundos de investimento pode ser feita de forma funcional e eficiente sem prejudicar a atividade-fim destes.
Confira abaixo e fique por dentro de tudo o que você precisa saber sobre o assunto!
Gestão de backoffice e sua importância
O backoffice, ou serviço indireto, corresponde às diversas ocupações que servem de apoio à atividade principal de uma empresa, o chamado “core business”. Basicamente, um backoffice tem como função:
- otimizar processos internos;
- minimizar riscos;
- auxiliar no sucesso do cliente.
Os setores que fazem parte do backoffice são aqueles conhecidos genericamente como “operacionais”, representados principalmente por atividades administrativas e de suporte. São exemplos:
- recursos humanos;
- financeiro;
- marketing;
- jurídico;
- tecnologia da informação;
- logística.
O backoffice não tem a incumbência de gerar qualquer tipo de receita para uma empresa, contudo, pode ser um forte aliado na contenção de despesas e na diminuição de custos fixos e variáveis. Isso permite que a alocação de recursos possa ser melhor aproveitada, levando não apenas à manutenção do negócio, mas ao desenvolvimento deste.
Além disso, os resultados do empreendimento podem ser significativamente impulsionados pelo backoffice. Isso ocorre pois o backoffice consegue, quando em funcionamento pleno e harmonioso, proporcionar maior praticidade e celeridade no trabalho dos profissionais da “linha de frente”.
Assim, por meio da gestão de backoffice, as instituições conseguem atingir um alinhamento pleno em sua atuação, permitindo que as mais diversas áreas possam dialogar constantemente e, dessa forma, exercer suas funções de forma mais eficiente e com muito mais qualidade.
Atribuições de backoffice em fundos de investimentos
Empresas que trabalham no setor financeiro, especialmente fundos de investimento, podem ter sua atividade dividida em três frentes:
- interação direta com o cliente (front office);
- gerenciamento de riscos (middle office);
- operacional (backoffice).
No mercado de finanças o backoffice desenvolve as mais variadas funções, as quais não estão diretamente ligadas à execução de investimentos. Cabe ao backoffice construir uma infraestrutura sólida, segura e livre de erros para que os investidores consigam realizar suas aplicações com tranquilidade.
Também compõe a responsabilidade do backoffice dos fundos de investimento:
- conferência sobre valores e operações;
- processamento de transações e liquidações;
- regulação de crédito ou risco;
- abertura de contas;
- emissão de relatórios;
- verificação de cotas;
- realização de cadastros.
Essa atuação é crucial para que a relação entre investidor e distribuidores (como corretoras) seja bem-sucedida e, consequentemente, para que a qualidade do serviço seja garantida.
Como se sabe, o mercado de capitais exige muita confiança e, para isso, o registro, armazenamento e repasse de informações deve ser feito da forma mais precisa e profissional possível. Portanto, a emissão de cada relatório e a efetivação de cada cadastro importa (e muito!).
Assim, percebe-se que é devido às atividades de backoffice que a operacionalização dos fundos é viabilizada, de modo que a eficácia das mais variadas aplicações financeiras depende desses setores.
Como fazer uma boa gestão de backoffice?
É crescente o interesse do mercado financeiro por uma melhor gestão de backoffice. Ocorre, contudo, que por vezes várias empresas não possuem capital humano capacitado para efetuar tais atividades ou setores específicos para realizar o recrutamento, a seleção e o treinamento de profissionais para exercê-las.
Ademais, é comum que gestores foquem na consecução do core business e, pelo fato de não ser prático dar atenção a atividades “subsidiárias”, um backoffice de qualidade acaba ficando em segundo plano.
Soma-se a isso o fato da alta qualificação exigida por entidades como o CMN (Conselho Monetário Nacional) e a ANBIMA (Associação Brasileira das Entidades dos Mercados Financeiros e de Capitais) para o exercício de funções relacionadas ao mercado financeiro.
Assim sendo, várias empresas têm adotado o modelo BPO (Business Process Outsourcing), ou terceirização do backoffice, com o objetivo de dar atenção à tais funções ao mesmo tempo que mantêm o foco em sua atividade-fim.
Terceirização do backoffice e suas vantagens
A terceirização traz várias vantagens quanto à gestão de investimentos. Dentre essas, destacam-se a segurança da informação e, principalmente, a redução de custos com pessoal, tecnologias e infraestrutura.
A evolução que tal modelo vem apresentando nos últimos anos é visível e é realmente impressionante. Diversos são os serviços passíveis de serem terceirizados, desde os mais simples (como manutenção de cadastros, atualizações de preços, registro de movimentações e processamento de carteiras) até os mais complexos e sofisticados (como consolidação de ativos multi-moeda, controle tributário, compliance, contabilidade e emissão de informes legais).
Por essas e outras razões, os mais diversos players do mercado têm considerado a terceirização do backoffice como um catalisador de resultados capaz de promover alta escalabilidade nos negócios.
Logo, as empresas que buscam desenvolvimento comercial assim como um diferencial competitivo, devem buscar por meios efetivos e econômicos para aprimorarem sua atuação. Para tanto, é necessário o suporte de quem alinha conhecimento e experiência no segmento.
Há anos a BRITech trabalha para otimizar processos internos e auxiliar empresas a melhorarem sua gestão de backoffice sem que isso demande qualquer desvio de escopo das equipes internas ou desembolsos desnecessários.
Contando com a experiência e expertise de alguns dos maiores especialistas no assunto, e com o auxílio de tecnologia de ponta, a BRITech oferece serviços de backoffice com equipes capacitadas e sempre atualizadas, colaborando para que as organizações encontrem o equilíbrio entre suas áreas e entreguem soluções de excelência para seus clientes.
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