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Guia sobre estruturação e governança de processos!

Por Mikaelli Santana on

Um dos principais pilares da gestão de uma empresa é a governança corporativa. O nome, que se popularizou recentemente com a adesão cada vez maior da agenda ESG (sigla para Environmental, Social and Governance) nos mercados, representa o conjunto de regras e boas práticas criadas para balizar as decisões e garantir mais transparência dentro das organizações.

Essa governança pode ser desdobrada em diferentes outros procedimentos, entre eles, o da governança de processos. São as diretrizes que vão estruturar as abordagens da empresa em processos e mudanças – basicamente, são as regras do jogo.

Na prática, a governança de processos funciona para:

  • padronizar e alinhar as iniciativas da empresa;
  • determinar as responsabilidades e o poder de decisão de cada membro da equipe nas etapas do processo;
  • agilizar a organização;
  • potencializar a gestão visando a gerar mais valor ao cliente e à organização.

O ideal é que a governança de processos consiga otimizar a estrutura da organização sem criar uma ordenação paralela. Para isso, precisa contar com alguns elementos essenciais: normas e padrões, responsabilidades bem definidas, objetivos claros e mecanismos de controle, organização e avaliação.

A importância da governança para as organizações

A governança de processos é super importante para melhorar a eficiência das empresas, sempre com o objetivo de gerar valor ao cliente final. Ao estabelecer normas, diretrizes e padronizar as hierarquias dentro da organização, essas estruturas ajudam a evitar iniciativas isoladas, alinhando todos os processos organizacionais de forma com que agreguem valor diante do proposto pela gestão.
Não se trata somente de definir as responsabilidades de cada peça do processo, mas de garantir que esses papéis sejam desempenhados com qualidade para os resultados da empresa.

Quais são os objetivos e os benefícios da governança de processos?

Com o objetivo de estruturar as diretrizes e possibilitar maior eficiência nas entregas, uma governança de processos bem feita pode trazer diferentes benefícios para a organização.

Alinhamento estratégico:
Ao estabelecer mecanismos para organizar e controlar os processos, a governança permite garantir que todas as etapas envolvidas estão sendo realizadas de forma a atingir os objetivos de longo prazo da empresa. Evita, por exemplo, que haja duplicidade de projetos, garantindo melhor eficiência ao trabalho.

Divisão de tarefas:
Nos processos de governança, os papéis e responsabilidades de cada membro da equipe precisam ficar muito claros. Essa diferenciação entre os cargos ajuda a criar uma cultura organizacional de prestação de contas, o accountability. Esse processo é importante, pois facilita a monitoração do desenvolvimento dos projetos, como permite que cada colaborador veja o impacto de seu trabalho nas funções de outro colega – um mecanismo para gerar engajamento entre os funcionários.

Visibilidade e redução de riscos:
Com os projetos e membros da equipe alinhados, é possível obter uma visão centralizada dos processos. Isso facilita, por exemplo, não só a identificação de eventuais problemas, mas a sua resolução, já que é possível trabalhar neles de forma priorizada. Se os agentes conseguem supervisionar e acompanhar essas decisões e mecanismos, controla-se também parte do risco.

Quais são as iniciativas e os níveis de responsabilidade da governança de processos?

São iniciativas da governança de processos:

  • definição e o controle de regras e diretrizes;
  • estabelecimento de procedimentos e ferramentas;
  • definição de regras e objetivos do negócio;
  • estruturas de níveis hierárquicos.

É possível dividir todas essas responsabilidades da governança em três níveis: a condução direta da execução e controle dos processos, a coordenação da gestão e a garantia da integridade dos processos da empresa como um todo.
Geralmente essas funções são designadas a um Escritório de Processos – o Business Process Office (BPM Office), em inglês. É ele quem constrói uma visão mais completa dos processos organizacionais, seja de forma centralizada ou descentralizada.
A posição do Escritório de Processos dentro da hierarquia da empresa dependerá de sua estrutura organizacional e maturidade, mas o office pode ser criado dentro da área de TI ou de governança e negócios, por exemplo.

Como começar a implantar a governança de processos?

O primeiro passo para começar a implantar a governança de processos é fazer um diagnóstico completo da estrutura, ou seja, entendendo o nível de maturidade da governança para traçar estratégias de mudanças.
Geralmente, esse diagnóstico é feito a partir de entrevistas com colaboradores, que permite compilar as respostas para entender quais são as boas práticas de governança que já estão em vigor na organização.

Entendidos os pontos que precisam de mudança dentro da governança, é importante estruturar a cadeia de valor da organização, mapeando todas as etapas de produção daquele produto ou serviço prestado até o cliente final. Dessa forma, é possível visualizar melhor onde estão os elos fundamentais do processo de trabalho para melhorá-los, seja implementando mudanças, atribuindo novas responsabilidades a etapas-chave ou criando mecanismos de segurança.

Outro ponto importante na implementação das estruturas desta parte da governança é o portfólio de processos. Trata-se de uma lista com os principais processos da empresa, a partir da qual é possível gerenciar indicadores de performance em uma só página. Isso não só ajuda a centralizar todas as etapas em uma visualização única, como facilita na hora de indicar para onde os recursos humanos, financeiros e materiais da companhia precisam ser direcionados.

Nem sempre isso precisa ser feito pela própria equipe. É possível – em alguns casos, até recomendado –, contratar serviços ou plataformas especializadas, focadas em resolver problemas de gestão como perda de cumprimento de prazos por falha na comunicação, multas por erros cadastrais, denúncias por falta ou inconsistência de documentação, gasto de tempo com preparação, entre outros.

A plataforma BRITech, por exemplo, pode ajudar nesse processo. A ferramenta estrutura e integra demandas dos investimentos sob gestão, reduzindo riscos operacionais, aperfeiçoando a comunicação e garantindo maior transparência.

Com workflows personalizados, a solução da BRITech possibilita maior agilidade e organização das estruturas de governança, permitindo o ganho de eficiência e escalabilidade do negócio. Conheça mais aqui!

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