Após uma audiência pública iniciada em julho de 2022, foi publicado o novo Código ANBIMA Serviços Qualificados. O documento traz novas regras que já começaram a valer a partir do primeiro dia de dezembro de 2022.
Segundo a associação, essas mudanças são um resultado da constatação de que as empresas inseridas nesse mercado podem funcionar normalmente em períodos de crises, sem a necessidade de um espaço físico de contingência.
Acompanhe este conteúdo e saiba como funciona esse código, o que muda com as novas regras e como a tecnologia pode ser uma aliada no processo de adequação dos serviços qualificados.
O que é o Código ANBIMA Serviços Qualificados?
O código ANBIMA de serviços qualificados é destinado às instituições que exercem as seguintes atividades profissionais:
– Custódia;
– Escrituração;
– Controladoria;
– Representação de Investidor não Residentes.
Segundo a associação, esse código foi criado para definir regras e princípios para essas atividades e também para promover:
– A manutenção dos padrões éticos;
– A concorrência leal;
– Consagração da institucionalização de práticas mais igualitárias no mercado financeiro e de capitais;
– A padronização de seus procedimentos;
– A transparência no desempenho de suas atividades; e
– A promoção das melhores práticas de mercado.
Veja o que muda com o novo código ANBIMA
Antes da aprovação do novo código de Serviços Qualificados ANBIMA as empresas participantes tinham a obrigação de manter espaços físicos de contingência.
Atualmente, isso não é mais necessário. Isso significa que as casas poderão criar formas alternativas de trabalho, ou seja, a continuidade das suas atividades não será afetada em situações de crise.
Medidas relacionadas à cibersegurança, proteção de dados e tratamento de incidentes também serão incorporadas ao novo código.
Quais são as regras do Código ANBIMA Serviços Qualificados?
As regras de serviços qualificados ANBIMA são aplicáveis em cinco grandes áreas:
Controles internos e/ou compliance
As empresas participantes devem atribuir a responsabilidade pelos controles internos e/ou compliance a um diretor estatutário ou equivalente. Além disso, não é permitido que ele atue em funções ou exerça atividades que prejudiquem a sua independência, seja no ambiente interno ou externo da instituição.
Outro detalhe importante é que a empresa tem a liberdade para nomear apenas um diretor responsável pelos controles internos e/ou compliance, ou pode indicar um diretor para cada área.
Segregação de atividades
As atividades de serviços qualificados devem ser exercidas separadamente de outras atividades ou grupos econômicos. O objetivo principal dessa medida é prevenir o surgimento de conflitos de interesse entre as áreas e/ou profissionais.
Segurança e sigilo das informações
É responsabilidade das empresas criar mecanismos para que haja o controle de informações confidenciais e garantir o pleno funcionamento das seguintes ferramentas:
– Testes periódicos de segurança para os sistemas de informações;
– Meios eletrônicos seguros para o envio e recebimento de informações;
– Manuais operacionais atualizados, com a descrição de arquivos e atividades, matrizes de risco, regulamentos de segurança, entre outros.
Além disso, as empresas participantes devem oferecer treinamentos para os sócios, diretores e outros profissionais que tenham acesso a informações confidenciais.
Todos esses profissionais também precisam assinar um documento de confidencialidade que trata sobre todas as informações repassadas a eles no exercício das suas funções, sem incluir, é claro, as que são permitidas por lei.
Por fim, as empresas devem ter toda a estrutura necessária para enviar e receber informações por meio de arquivo padrão.
Esse documento está disponível no site da ANBIMA, sendo atualizado anualmente nos meses de maio e outubro, conforme as regras e prazos definidos pela diretoria.
Plano de Continuidade de Negócios
É responsabilidade da empresa participante elaborar e manter seu Plano de Continuidade de Negócios em documento escrito que atenda às seguintes diretrizes:
– Criar outras formas de processamento para atender a imprevistos, assegurando a continuidade e cumprimento das atividades sem atrasos;
– Analisar os riscos potenciais aos quais a empresa esteja exposta e indicar medidas de contingência para diminuir possíveis danos;
– Os planos de contingência devem apresentar detalhadamente todos os procedimentos de ativação, os prazos para a implementação e a nomeação das equipes que ficarão responsáveis pela operacionalização desses planos.
Segurança cibernética
Nessa fase, as empresas devem criar e manter, em documento escrito, todas as regras, procedimentos e controles de segurança cibernética. Tudo isso deve estar de acordo com as características do negócio, sendo observados:
– Porte da empresa;
– Perfil de risco,
– Modelo de negócio;
– Complexidade das atividades desenvolvidas.
A formulação desse documento deve se basear em princípios que busquem garantir a confidencialidade, a integridade e a disponibilidade dos dados e dos sistemas de informação usados pelas empresas. Sendo assim, deve conter no mínimo:
– Avaliação de riscos com os ativos mais relevantes (equipamentos, sistemas, etc.)
– Ações de proteção e prevenção para reduzir os riscos identificados;
– Descrição dos mecanismos de supervisão para os riscos identificados, de forma a verificar sua efetividade e identificar possíveis incidentes;
– Criação de um plano de resposta a incidentes, considerando os cenários de ameaças previstos na avaliação de riscos;
– Indicação de um profissional responsável pelas questões de segurança cibernética.
Todas essas informações podem constar em um único documento, desde que haja clareza sobre os procedimentos e regras exigidos em cada seção.
Além disso, o documento deve ser atualizado em até 24 meses ou quando houver alguma alteração.
Quais são os benefícios do Código ANBIMA Serviços Qualificados?
Prestação de serviços de custódia
O Código ANBIMA Serviços Qualificados contribui para a organização e o cumprimento adequado do processo, já que estabelece regras gerais para a prestação de serviços de custódia e as atividades específicas para investidores e emissores.
Escrituração de ativos
O código também determina várias regras e orientações sobre a escrituração de ativos. Nesse sentido, além de listar as atividades que fazem parte do processo de escrituração, apresenta diretrizes para o lançamento de informações relacionadas à titularidade dos ativos, que deve ser feito nas Contas de Ativos, veja:
– As Contas de Ativos devem ser abertas por emissor com o apoio de um sistema adequado e seguro;
– Apresentar todas as informações que devem ser registradas nas contas (identificação, domicílio, regime tributário, entre outros); e
– Determinar as obrigações do escriturador.
Controladoria de ativos e passivos
Na área de escrituração, o novo Código ANBIMA Serviços Qualificados lista as principais atividades de controladoria de ativos e passivos, além de apresentar as particularidades de cada fase.
Por exemplo: a controladoria de passivo aplica-se somente a Fundos e Clubes de Investimentos.
O controle das atividades da área contábil também é direcionado a um grupo específico, que nesse caso é representado apenas pelos fundos de investimentos.
Essas atividades envolvem os lançamentos contábeis sobre controles de ativo e passivo, elaboração das demonstrações financeiras, entre outros.
Conte com a BRITech para se adequar ao novo Código ANBIMA Serviços Qualificados
O uso da tecnologia é muitas vezes indispensável para a adequação às novas regras criadas por entidades regulatórias.
Um exemplo disso é o novo código de serviços qualificados ANBIMA , que, como já sabemos, estabelece diversas regras para os serviços de custódia, escrituração e controladoria.
Nesse sentido, a plataforma da BRITech possui recursos tecnológicos avançados que podem ser extremamente úteis nas diversas etapas desse processo. Com as nossas soluções, é possível realizar:
– Escrituração de cotas;
– Registro nominativo dos detentores de cotas;
– Registro das movimentações e eventos;
– Cálculo e retenção de tributos;
– Prestação de informações aos órgãos reguladores, cotistas, etc
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